È concepibile un ufficio senza carta?

La tecnologia si sta evolvendo e stanno introducendo nuovi metodi di ottimizzazione dei processi aziendali, ma ciò non equivale a decretare la fine della stampa e dell’uso di documenti cartacei in ambienti office.

Fondamentale nel processo di smaterializzazione non è tanto eliminare la carta, quanto decidere quali documenti devono essere ancora stampati.

Diversi sono i vantaggi di un sistema di gestione documentale basato su cloud. Ne elenchiamo alcuni:

• La possibilità di recuperare i documenti da ubicazioni diverse senza dover fare copie.
• Impossibilità di smarrire o perdere un documento.
• Ogni modifica viene immediatamente salvata ed è semplice creare più versioni dei documenti
• Non c’è pericolo che vengano distrutti da un incendio o inondazione.
• L’archiviazione digitale dei documenti rende più veloce il loro recupero e backup.
• Per i team internazionali, con fusi orari diversi, collaborare sarebbe praticamente impossibile basandosi solo sulla documentazione cartacea.

Nonostante gli argomenti a favore della smaterializzazione, c’è una resistenza sociale verso l’eliminazione della carta.

• Ciò che viene letto su carta resta più impresso nella mente. È un dato scientifico.
• Il digitale, talvolta, viene percepito come più freddo e impersonale, privo delle qualità tattili della carta.
• Le vendite di e-book sono diminuite drasticamente negli ultimi due anni, i lettori scoprono sempre di più il fascino dei libri di carta.
• Anche l’argomentazione secondo cui l’utilizzo di troppa carta è dannoso per l’ambiente è a doppio taglio. La carta, si scopre, è il materiale più facile da riciclare. L’American Forest and Paper Association (AFPA) afferma che nel 2015 sono stati riciclati 51 milioni di tonnellate di carta. L’AFPA afferma che nel 2016 il tasso di recupero della carta negli Stati Uniti ha toccato il massimo storico del 67,2%. Nel frattempo, solo il 20% dei dispositivi elettronici viene riciclato.

La carta non scomparirà completamente dagli uffici per molto tempo ancora e forse mai.  Pertanto, nessuno deve sentirsi costretto a smaterializzare completamente i propri documenti. Le aziende possono fare grandi passi avanti verso la riduzione del consumo di carta, ma ci sono casi in cui a fare da padrona resta la carta. Se si devono leggere molte informazioni incrociate, ad esempio, è molto più facile lavorare su carta piuttosto che su formato digitale.