Li stai gestendo e proteggendo bene i dati della tua azienda? Se li perdi rischi il fallimento!

Ti racconto un piccolo aneddoto. 

Un giorno dovevo conservare un oggetto molto importante, in modo da poterlo trovare immediatamente qualora ne avessi avuto bisogno.  

L’ho riposto così nel primo cassetto che ho trovato libero, certo che me ne sarei ricordato.  

Tuttavia, la nostra memoria non è così infallibile come la percepiamo. 

Tant’è che, a distanza di qualche settimana, avevo completamento rimosso dove lo avevo riposto, sebbene fosse un oggetto molto importante e sebbene fossi ben conscio che mi sarebbe servito da lì a poco.  

Ho cercato dappertutto, nell’appartamento e nell’ufficio dell’azienda, ma senza alcun esito.  

Siccome mi serviva con una certa urgenza, sono stato costretto a riacquistarlo. E mi posso ritenere fortunato di averlo trovato nello stesso negozio dove lo avevo comprato la prima volta.  

Volendo esprimere una considerazione su questa esperienza, posso obiettivamente dire che, ancora una volta, l’essermi affidato alla mia memoria mi ha fatto perdere tempo e soldi.  

La memoria gioca veramente brutti scherzi. Pensate che ritrovai quell’oggetto, riposto in un cassetto del mio ufficio, dopo qualche mese, e ne restai meravigliato, avendo sempre avuto la certezza di averlo conservato in qualche cassetto del mio appartamento. 

Accade sovente anche con i nostri documenti, scannerizzati e riposti nelle varie cartelle del pc o del server.  Quante volte vi è capitato di aver messo ordine sul vostro pc, creando cartelle e sottocartelle, ma nel momento in cui avresti dovuto tirare fuori un determinato documento con una certa urgenza, siete entrati nel panico.  

C’è un adagio che recita: “conserva l’ordine e l’ordine conserva te.” 

Evidentemente l’ordine non può fondarsi su una memoria di cui abbiamo avuto modo di sperimentare più volte la sua inaffidabilità. Deve invece necessariamente basarsi su dei criteri oggettivi.  

Nel caso dei documenti, perché possano essere trovati con una certa celerità, è necessario adottare un sistema di indicizzazione.  

E questo discorso vale ancora di più per quegli uffici dove sono coinvolte tante persone, che devono gestire una vasta mole di documenti, sia cartacei che digitali.   

Poi c’è la protezione delle multifunzioni da attacchi esterni. A tal proposito, sei consapevole dei rischi sulla sicurezza della tua stampante connessa in rete?  

Non tutti sanno che spesso le stampanti sono l’anello debole delle reti aziendali.  

Le stampanti, infatti, lasciano una traccia di ogni documento stampato all’interno della memoria della macchina e possono consentire l’accesso a informazioni private. 

I malintenzionati sono in grado anche di intercettare i file di stampa o scoprire le credenziali per accedere ad altri dati presenti sui computer e server collegati in rete. 

Il rischio più ricorrente è la criptazione dei dati presenti sui pc e sul server con la successiva richiesta di un riscatto affinché si possa ottenere una chiave per decriptarli, sempre sperando che funzioni, diversamente avrai perso dati e soldi.  

Considera anche che la sicurezza delle stampanti multifunzioni non è un optional! 

A norma del GDPR, le misure di sicurezze per proteggere i dati devono essere predisposte in via preventiva.  

I dati aziendali vanno, perciò, necessariamente protetti con antivirus, firewall e bisogna adottare tutte quelle iniziative per fare in modo che nessuno possa danneggiarli, distruggerli o rubarli.  

Se un hacker riesce a trafugare i dati di un tuo cliente, a norma del GDPR ne sei colpevole, a meno che non provi di aver adottato tutto ciò che occorreva per proteggerli. 

Considera che anche la semplice lettura di un documento riservato da parte di una persona non autorizzata potrebbe crearti non pochi problemi. 

Un’iniziativa urgente è quella di fare una copia di back-up di tutti i documenti aziendali, per poterli ripristinare in tempi brevi e riprendere così velocemente il lavoro. 

Ti sarà sicuramente capitato, almeno una volta, di perdere le foto che immortalavano eventi importanti e che tenevi gelosamente conservati sul tuo smartphone, ti sarà anche capitato di perdere tutti i numeri della tua rubrica telefonica o la chat di WhatsApp. Certamente ricorderai la tua delusione…

Immagina se questo accadesse con i dati della tua azienda. Sarebbe un disastro, non credi?  

Il back-up deve comprendere tutto l’archivio documentale, nonché il database del tuo gestionale, dove sono contenuti i dati dei tuoi clienti, anagrafiche, contabilità, crediti e debiti, dichiarazioni IVA, bilanci, statistiche etc. 

Ma come fare il back-up in maniera corretta? Con quali programmi, con quali supporti e, soprattutto, dove conservarlo? 

Se un evento catastrofico fa crollare la struttura della tua azienda, ma ne conservi i dati, potrai rialzarti e costruirne una nuova, ma se perdi i dati, è molto più difficile far ripartire l’azienda. Pensaci!    

Può anche succedere che un incendio o un allagamento, giusto per fare un esempio, distrugga sia i dati sul server che quelli contenuti nell’archivio di back-up.   

È sempre utile, infatti, tenere una copia di back-up fuori dalla tua struttura aziendale. E ci sono tanti modi per farlo.  

I dati, che ormai sono il vero patrimonio delle aziende, dopo aver pensato a come proteggerli, bisogna anche pensare a come ricercarli.  

Un archivio digitale, paradossalmente, fa perdere molto più tempo rispetto a quello cartaceo. 

E’ necessario stabilire delle regole, a partire dall’acquisizione del documento, avendo chiara l’idea di dove depositarlo e con quali criteri ricercarlo. 

Molti pensano che i documenti digitali nativi siano più facili da gestire, ma, indipendentemente se il documento da cartaceo diventi analogico con la scansione o lo si riceva in pdf, è necessario sapere esattamente dove collocarlo e come ricercarlo. 

Un programma di gestione documentale, collegato alla stampante multifunzione, è la soluzione. 

Ti permetterà di creare un archivio efficace nella ricerca e di proteggere i dati importanti non solo da attacchi esterni, ma anche dal personale interno, creando delle regole di acceso su chi può fare o vedere cosa. 

E poi pensa alla comodità di avere sempre con te tutti i documenti e di poterli condividere con chi vuoi tu nel momento in cui ti serve farlo. 

IROS, se vuoi, può aiutarti. 

Chiamaci! 

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